Ottimizzazione della gestione degli acquisti con la Lean

Il cliente

Il cliente è un’azienda leader nella produzione di componenti meccanici per il settore automotive, con un organico di oltre 250 dipendenti e una rete di fornitori a livello internazionale. La gestione degli acquisti rappresenta un elemento strategico per garantire la continuità produttiva e ottimizzare i costi. L’azienda ha un portafoglio di oltre 1500 codici di materiale tra materie prime, componenti standard e parti customizzate, rendendo complessa la gestione delle forniture e l’allineamento con la produzione.

L’esigenza del cliente

L’azienda si trovava ad affrontare inefficienze nella gestione degli acquisti che impattavano negativamente sulla produzione e sulla competitività. Tra i problemi principali:

• Elevati tempi di approvvigionamento dovuti a processi complessi e poco standardizzati.
• Scarsa visibilità sulle scorte di materiali critici, con rischi di stock-out che rallentavano la produzione.
• Accumulo di materiali obsoleti, con conseguenti costi di gestione e spazio occupato inutilmente.
• Scarsa integrazione tra gli acquisti e le esigenze produttive, con ordini effettuati senza un chiaro allineamento ai fabbisogni reali.
• Elevata variabilità nella performance dei fornitori, con ritardi nelle consegne che generavano inefficienze lungo la catena produttiva.
• Complessità nella gestione delle richieste di acquisto, con molteplici approvazioni e processi burocratici che rallentavano la presa di decisione.

Soluzione apportata

Per affrontare queste problematiche, è stato adottato un approccio Lean agli acquisti, basato su un’analisi approfondita del processo attuale e sull’identificazione degli sprechi. L’implementazione della Lean Procurement si è focalizzata su alcuni aspetti chiave:

• Mappatura del processo: Tramite il Value Stream Mapping (VSM), sono stati individuati i colli di bottiglia e le attività a non valore aggiunto lungo il flusso di approvvigionamento. Questa analisi ha evidenziato aree critiche come il tempo di elaborazione degli ordini, la gestione manuale delle richieste di acquisto e la mancanza di coordinamento con la produzione.
• Implementazione del sistema Kanban per gli acquisti: Un sistema a segnali visivi ha consentito di sincronizzare le richieste di acquisto con i reali consumi di produzione, riducendo l’accumulo di scorte inutili e garantendo il flusso continuo dei materiali essenziali.
• Riorganizzazione delle categorie di fornitura: I materiali sono stati classificati in base alla rotazione e alla criticità, adottando strategie di acquisto differenziate per ciascun gruppo. Per i materiali critici, sono stati stabiliti contratti quadro con fornitori selezionati per ridurre la variabilità nei tempi di approvvigionamento.
• Introduzione di fornitori preferenziali: La selezione di partner strategici ha ridotto i tempi di consegna e migliorato l’affidabilità delle forniture. Sono stati introdotti KPI di performance per valutare e incentivare i fornitori migliori, garantendo elevati standard qualitativi e puntualità nelle consegne.
• Automazione del processo di riordino: L’integrazione di un sistema digitale ha permesso il monitoraggio in tempo reale delle scorte e l’attivazione automatica degli ordini in base a soglie predefinite. Questo ha eliminato l’intervento manuale per molte richieste, riducendo il rischio di errori e migliorando l’efficienza.
• Ottimizzazione del processo di gestione delle richieste di acquisto: Sono state semplificate le procedure interne per l’approvazione degli ordini, riducendo il numero di passaggi burocratici e velocizzando l’intero processo decisionale.
• Formazione del personale: I buyer e i responsabili di produzione sono stati formati sui principi Lean per migliorare la collaborazione e la gestione della domanda. La creazione di team multifunzionali ha migliorato la comunicazione tra acquisti, produzione e logistica, riducendo il rischio di acquisti errati o non necessari.

Benefici ottenuti

L’introduzione delle metodologie Lean nella gestione degli acquisti ha portato risultati concreti:

• Riduzione del lead time di approvvigionamento del 40%, grazie alla semplificazione dei flussi e all’eliminazione delle attività superflue.
• Abbattimento delle scorte obsolete del 50%, attraverso un migliore allineamento tra acquisti e produzione e una più attenta gestione delle rotazioni di magazzino.
• Diminuzione del valore totale delle scorte del 30%, con un impatto positivo sul capitale circolante e una maggiore efficienza nell’uso delle risorse.
• Aumento dell’affidabilità delle consegne del 25%, grazie alla selezione di fornitori strategici e all’uso di contratti a lungo termine.
• Riduzione degli sprechi di acquisto e movimentazione del 20%, grazie all’ottimizzazione della gestione dei materiali e alla sincronizzazione con le reali esigenze produttive.
• Aumento della produttività del team acquisti del 35%, attraverso la digitalizzazione e l’automazione di molte attività ripetitive.

Conclusioni

L’adozione di un approccio Lean ha trasformato il processo di gestione degli acquisti, rendendolo più efficiente, snello e reattivo alle esigenze produttive. L’integrazione con i principi di produzione snella ha permesso di migliorare la competitività dell’azienda, riducendo i costi e migliorando il servizio al cliente finale. Inoltre, la maggiore integrazione tra fornitori e produzione ha permesso di creare una supply chain più resiliente, capace di adattarsi rapidamente alle variazioni della domanda e alle sfide del mercato globale.